Із матеріалів для керівників навчальних закладів «Управління освітою: часопис для кер. освіт. Галузі». – 2016. - № 9 (381). – С. 5 – 7.

Огляд публікації Бондаренка Тараса – «Посадові інструкції: «мертві» документи?».

Кожен керівник хоче, щоб його підлеглі виконували свою роботу якісно. професійно і в зазначені терміни. Яку саме роботу, її обсяг і на якій посаді – прописано у посадових інструкціях.. Завдання керівника – перетворити посадову інструкцію на дієвий інструмент управління.

Завдання посадових інструкцій: полегшення адаптації нового співробітника; встановлення сфери відповідальності й компетенції виконавця; надання виконавцю можливості самоврядування і самоконтролю своєї діяльності.

Чому співробітники не працюють за посадовими інструкціями?:

Посадові інструкції не актуальні (внаслідок їх старості або занадто формального підходу при складанні – «лише щоб показати контролюючим органам», часто їх складають співробітники кадрових служб, які далекі від реального функціоналу окремо взятого фахівця). Посадові інструкції не збігаються із системою мотивації або взагалі до неї не прив»язані. Посадові інструкції просто не доведені до співробітників.

Як змусити посадові інструкції працювати?

Для того щоб посадова інструкція стала дієвим інструментом у системі управління організацією, її треба створювати разом із цією системою як одну із складових частин.

Щоб у посадових інструкціях був описаний актуальний функціонал персоналу, у роботу з їх створення доцільно залучити безпосередніх керівників співробітників. Інструкції мають писатися з метою допомогти людині професійно виконати її роботу.

Щоб уникнути швидкого старіння інформації в посадових інструкціях, не слід надто захоплюватися деталізацією функцій. Натомість, у посадовій інструкції доречно описати завдання, які вирішуються співробітником у цій посадовій одиниці і перелік формалізованих/регламентованих процедур, у яких співробітник бере участь. Варто змінити підхід до опису діяльності співробітників, спиратися не на одиничні функції співробітника, а на опис процедур, що ним виконуються.

Складіть або доробіть посадову інструкцію так, щоб у ній були детально прописані обов»язки працівника відповідно до займаної посади. Тут слід розробити нормативи, які стануть вихідним критерієм для оцінювання результатів діяльності працівника. Чітко пропишіть обсяг виконуваної роботи і терміни для її здачі. Намагайтеся уникнути розпливчатих формулювань, що допускають вільну інтерпретацію перелічених вимог. Передайте посадову інструкцію працівникові для ознайомлення і вимагайте її підписати. Це дасть змогу вимагати від нього неухильного дотримання перелічених обов'язків.

Проста форма та зрозумілий зміст. Щоб посадові інструкції могли ефективно виконувати поставлені перед ними завдання, реальність, відображена в них, має повністю відповідати дійсності.

Тепер, коли посадові інструкції актуальні, залишилося не забути їх довести до колективу, а ще краще, якщо вони будуть доступні на загальному інформаційному ресурсі організації, щоб можна було в будь-який момент звернутися за підказкою.

Сторінку підготувала Оксана Северин.